常識を疑え！もっとスピード感を持って仕事をしたい！プロセスを見直す方法

もっともっと早く今の仕事を終わらせることができるんじゃないかと思っていませんか？
でも、今までのやり方があるから、なかなか難しいんじゃないかと諦めていませんか？

日本式の改善活動が限界を迎えているんだと思います。
もちろん、品質を重視しながら、石橋を叩いて渡るのであれば、しっかり時間を遣っても良いと思います。
しかし、昨今のスピードを求められる時代に、今の仕事のやり方で良いのか？と思うところもあります。
でも、どうやったら早くなるのか？がわからない人も多いと思います。

仕事を10%程度早くする場合は、今までの改善活動で十分です。

しかし、半分の時間で仕事をする場合は、改善では解決できません。
解決する方法は以下3点になります。

プロセスを見直し、仕事を早く終わらせる方法を解説します。

劇的に仕事を早く終わらせる方法

あなたは、今までやっていた仕事を半分の時間で実施してくださいと言われたらどうしますか？
諦める人もいるでしょう。でも、諦めなければ半分にできるかもしれません。

劇的に仕事を早く終わらせる手順を解説します。

目的に合わせた最短のプロセスを引いてみる

まずは、一度プロセスを見直しをしてみましょう。

プロセスを見直す基準としては、

今までのプロセスを正解として進めた場合、せいぜい10パーセントしか改善できません。
半分で終わらせるためには、一度、今までのタスクが本当に必要だったか、人と人が関わって責任を分散しているだけのプロセスは排除する必要があります。

そのために、一度最初から作り直してみましょう。

現状のプロセスと比較をしてみる

ここで現状のプロセスと比較してみます。

目的は、現状のプロセスで最終目的に必要なプロセスが漏れていないかを確認することです。

やっぱり現状の方が安心だから、ここから考えようとなってはいけません。
あくまで、必要なプロセスが抜けていないかを確認します。

忖度は不要です。

関係者と合意を取る

ここで関係者と合意を取ります。

あくまで決まったプロセスを情報展開をすることが目的となります。
それぞれの思惑があるため、反対意見も多く出るでしょうが、毅然とした態度で進めましょう。

ここで流されていてはいけません。
もしかしたら、必要かもと思わせるようなことを言ってくる人もいます。

反論に対応する

どうしても、今までの仕事で問題ないと思っている人や
仕事がなくなってしまう人もいるかもしれません。

反論は絶対にあります。毅然とした態度で臨みましょう。

プロセスを変える際によく言われること

こんなことを言っているから、世界から取り残されるのです。
現状維持は、退化と同じです。

人は現状維持するためには、どんな言い訳もする生き物だと私は思っています。
こんな人は放っておきましょう。

不安とやたら言う人

不安をやたら訴えてくる人はいます。
でも、不安は現実には起こるかどうかわかりません。一旦無視しましょう。

課題があると言われた場合には、しっかり耳を傾けて、どのような時に課題が発生するのか、課題を対応する方法を考えていきましょう。

部署間で今までのやり方がある

部署がまたがると、全然プロセスの見直しが進まないことがあります。
特に大企業は多いです。危機感がないんですか？と言いたいところですが、しっかりメリットを伝えることで納得をいただくしかありません。

メリット

当然、仕事が早く終わることがメリットですが、その他にもメリットがあります。
早く終わること以外のメリットを解説します。

コストが削減できる

例えば、今まで

1ヶ月100万円の人を2人、2ヶ月間雇うと400万円かかる
1ヶ月100万円の人を3人、1ヶ月間雇うと300万円かかる

これだけで100万円のコスト削減になる。

コスト意識は常に持って、仕事をしていたいですね。

品質が上がる

案外、プロセスをシンプルにすることで、品質が上がることが多いです。
これは、余計な人が余計なことをやらなくなるから。

だから、関係者はできるだけ減らし、それぞれに責任を持たせることで、品質が上がります。

まとめ