細かいところまでチェックしているので、仕事量が多くてしんどいです。
プレイングマネージャーになってしまって、全然マネジメントができずにしんどいです。
私も以前はプレイングマネージャーで細かいところまで見てたので、上手にプロジェクトを回せなかったです。
プロマネがしんどい理由は何か？
- プレイングマネージャーで、作業的な仕事とマネジメントの仕事を両方実施している。
- 部下のやっていることをマイクロマネジメントしてしまう。
- プロジェクトで発生する問題が多く、問題の解決ばかりに注力している。
以前の私：ずっと忙しい私
自分も作業を持っています。更に部下を完全な作業者とみなし、業務もマイクロマネジメント。毎日何をやっているのかを細かく見て、細かく指示を出していた。
プロジェクトの問題が頻発してしまって、ステークホルダーへの説明等に追われ、指示をされない部下が停滞してしまって、結果的にプロジェクト自体が進まなくなる。
問題発生をさせるとプロジェクトが停滞してしまいます。そのためにプロジェクトを正常に戻すために、更に多くの労力がかかります。
自分で頑張る人ほど、プロジェクトマネージャーはしんどい！
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを回すために周囲の人を巻き込む力が必要です
ではどうやって周囲の人を巻き込めば良いのでしょうか？
信頼を構築できるコミュニケーションを確立することです。今回はメンバーに仕事を任せるために必要なコミュニケーションのコツを解説します。
メンバーに任せるコミュニケーションのコツ
- 会話は数字を使うこと
- 目的を明確に伝えること
- 結果ではなく、プロセスを確認すること
- 常に安心を与える努力をすること
- 相談を受けたら真摯に受け止めること
- 忙しそうに見せないこと
- メンバーの行動をよく見ること
プロジェクトマネージャーにとって大切なのは、仕事を全て抱え込むことではなく、適切に分担しチームでプロジェクトを成功に導くことです。
成功の鍵は信頼と協力です。
仕事を効果的に委任し、チームを引っ張る方法に焦点を当てます。自らのタスクだけでなく、他のメンバーの強みを活かし、協力することでプロジェクトはより円滑に進みます。挑戦に立ち向かう勇気と柔軟性を持ちながら、リーダーシップを発揮し、人々を惹きつける魅力的なプロジェクトマネージャーになるための秘訣を探ります。
メンバーに任せるためのコミュニケーションのコツ 7選
メンバーに仕事を任せたいけど、どう伝えたら良いかわからないです。
相手にこちらの依頼を伝えつつ、確実に実施してもらうにはコミュニケーションのコツがあります。
メンバーに任せるためのコミュニケーションのコツ
- 会話は数字を使うこと
- 目的を明確に伝えること
- 結果ではなく、プロセスを確認すること
- 常に安心を与える努力をすること
- 相談を受けたら真摯に受け止めること
- 忙しそうに見せないこと
- メンバーの行動をよく見ること
細かく指示を出さずに、メンバーに自主的に考えて行動してもらうための第一歩です。
あなたのプロジェクトを成功させるために、メンバーの力をフル活用していきましょう。
会話は数字を使うこと
早くやって欲しい時には、「なるべく早く、この仕事をしてください」と伝えます。
「なるべく早く」では人により受け取り方が違います。そのために、あなたは終わるまでイライラしてしまうのではないでしょうか？
数字を使うべき場面
- 日時・期限
（例）なるべく早く、昼まで ⇒ 〇月〇日の〇時まで - データ
（例）先月から人員が増加しています ⇒ 先月から〇人増加して、現在〇人です。 - コスト・お金
（例）先月から売り上げが増えています ⇒ 今月の売り上げは〇円で、前月比〇円増加です。
数字を使うことでお互いの認識違いが防ぎ、健全なプロジェクト運営が可能です
目的を明確に伝えること
ちゃんとやり方を伝えているので、問題ないと思いますが。。。
とにかくこの方法でやれ！では、結果的には実施して欲しい結果になりません。
目的ではなく、手段のみを伝えるとどうなるか？
- 理解不足、誤解が生まれやすく、期待値と異なる結果となる
- モチベーション低下による品質低下につながる
- 問題発生時に判断ができない、間違えた判断をしてしまう
目的を伝えることで、メンバーが自主的に判断をしながら仕事を進められます。
結果ではなく、プロセスを確認する
仕事を頼んだ時は、結果を見て色々指示をしています。
結果を見て指示出しは手遅れです。そのために、どうやって仕事をするのかのプロセスを見る方が効果的です。
結果のみではなく、プロセスを見るべき理由
- 問題点を早期に発見して、軌道修正ができる
- メンバーもプロセスを見てもらったことで安心して仕事を進めることができる
- プロセスを作るという途中段階での明確な目標ができて、モチベーションが維持できる
段取りが大事！どう進めるかを確認することは成功の第一歩です。
常に安心を与える努力をする
メンバーはちゃんとやってくれていると思いますよ・・・？
メンバーの状態はどうですか？
メンバーが安心して仕事をしているプロジェクトは成功の可能性が高いです。安心感を与える努力をしましょう。
安心感を与える方法
- 決して責めるような言い方をしない。言葉遣いは丁寧にしましょう。
- メンバーに対して、ポジティブなフィードバックをしましょう。
- メンバーの不安・疑問に対応する姿勢を見せていこう
安心できる職場環境は、成果を生み出す源泉です。
相談が受けたらは真摯に取り組む
相談を受けた時に、別件があってきちんと相談を受け止められませんでした。
メンバーはどの程度の覚悟で相談しているのかわからないので、まずは真剣に話を聞くようにしてください。
相談を受けた時の取り組み方
- 声を掛けられたら、手を止めて、相手の方を向いて話をきくこと
- こちらから声を掛けること
- じっくり話を聞くこと
- 現状を一緒に整理すること
- 解決案の導き方を一緒に考えること
次も相談したいと思わせる姿勢が、仕事が円滑に回るコツです。
忙しそうに見せない
いつも忙しいので話しかけるなオーラが出ているかもしれません。
それではメンバーは相談に来ません。手遅れになってから報告するようになります。
忙しそうにしてた時のデメリット
- メンバーは後にしようと思って、報告が遅れてしまう
- あなたの忙しそうなストレスが、メンバーにも広がってしまう
- メンバーは適切にあなたが評価できない状態としり、信頼度が低下する
どんなに忙しくても、暇そうに見せるだけで、仕事は周り、あなたは本当の暇が手に入ります。
メンバーの行動をよく見ること
メンバーから相談がなかったので、問題に気付くことができませんでした。
相談してくれないとわからないは、プロジェクトマネージャーとして2流です。相談されなくても、プロジェクトの危険を察知するために、メンバーの行動をよく見てください。
メンバーを観察するメリット
- 継続的にメンバーの行動を気に掛けると、異変に気付くことができる
- 普段からの性格を把握できることで、適切な仕事の割り振りができる
メンバーを観察し、大きなトラブルを未然に防ぎましょう。
まとめ
自分でやれる範囲は限界があります。あなたの仕事は何ですか？マネジメントでしょう。
マネジメントには、マネジメントの仕事があります。多くの仕事を抱えることはできないことを理解して、メンバーの能力を活用させて頂いて、最高の成果を出していきましょう。
適切な仕事の依頼は、仕事のやり方ではなく、仕事の目的を伝えることです。
また、目的や仕事の期限を伝える時には、必ず数値で伝えるようにしましょう。数値で目的や期限を伝えることはミスコミュニケーションを防ぐためには必須です。
どうやって仕事を完成させるのかを確認することは、間違えた方向に進み、無駄な仕事をしないために重要です。
結果を確認する人は多いですが、結果よりもプロセスを確認する方が重要です。
メンバーの行動を常に観察して、プロジェクトの異変に気付いて適切なタイミングで声掛けをすることが重要です。また、メンバーから相談しやすいように、忙しそうにしないようにしましょう。
プロマネはしんどいものではありません。メンバーに適切な仕事を与えて、状況を確認するだけで、あなたの仕事は楽になります。
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