タスク管理できていますか？タスク管理ができているのに仕事が終わらないのはなぜか？

あなたはタスク管理できていますか？

では、タスク管理ができている人向けに、次の質問です。

あなたは仕事が順調に進んでいますか？

「順調ではないです。全然仕事終わらないです。」と答えた人向けに、この記事を書いています。

タスク管理ができているのに、なぜ仕事が終わらないのでしょうか？
多くの人が同じような悩みを抱えています。私も過去はタスク管理をしていましたが、仕事が終わらない日々で、残業・残業・また残業と繰り返していました。

あるとき、タスク管理をうまく活用できていないことがわかりました。

タスク管理した情報を利用して、仕事を終わらせるコツを解説していきます。

仕事が終わらない理由は、以下の3点になります。

リスト化しても、リスト通りに行動できない

一番多いのは、リスト化をしても、リスト通りに行動ができない人です。

私もこのタイプでした。
どうしてリスト化しているのに、リスト通りに行動できないのかと悩む日々が続きました。

私の性格では、リストを作成する仕事は得意分野だったので、リスト作成は全く苦ではありませんでした。どちらかというと、せっかく作ったリストなので、リストをメンテナンスし続けました。

それでも、タスクは実行できないのです。

なぜ、リスト通りに行動できないのでしょうか？

リストを作ることに満足している人へ

まず、あなたはタスクリスト通りに事が運んでいますか？

それは作ることに満足してしまって、作った段階でタスクが完了してしまっているからかもしれません。

タスクリストはなぜ作るのか？

それは、プロジェクトを完結させるために、あなたや、あなたのチームメンバーの業務を把握することです。

目的がタスクリストを作ることになってしまっていませんか？

行動できるようなリストではない理由

あなたはタスクリストを見て、次の行動をすぐに実行できますか？

それはタスクリストではなく、単なる備忘録に近い状態なのかもしれません。

例えば、あなたが、部の忘年会の幹事を受けたとします。

その際に、忘年会を実施するというタスクを追加したとします。

それで、あなたは次の行動はわかりますか？

要するに、忘年会の幹事を引き受ける時のタスクリストは、

日程を決めるでも良いのですが、〇〇さんが参加できる日程を確認する。とした方が具体的に行動をしやすいことになります。

場所や予算も、また当日の流れ、配席等を詳細に決めていく必要があります。

要するに具体的な行動ができるものをタスクリストに追加するのです。

そして、タスクの順番を意識しないと行動できない場合があります。
順番を考えてタスクを組み立てましょう。

例えば、予算が決まらなければ、忘年会の場所を選べないとすると、まずは予算を決める必要があります。もちろん、場所が決まってから予算を決める場合もありますが、その際は参加者に無理な負担がないように、予算が概算で決める等もあります。

何を先に決めるのかを考えて、タスクリストを組み立てましょう。

最新にリストをメンテナンスする方法

リストが最新ではない場合にも、同じように仕事が終わらないことになります。

それはなぜか？

古いリストであることを、本人がわかっているため
古いリストでタスクをしても、本当の解決にはならないため

どちらも正解です。

わかっているのに、どうして古いリストで仕事をしてしまうのでしょうか？

忙しくてつい…
リストを作ることが目的となってしまって、情熱が失われた…

当然、古いリストで仕事をしても終わらないことがわかっていますが、

どうしても、優先順位が下がってしまうのです！

すぐに成果を出さないといけないから
リストをメンテナンスしなくても、最新は頭に入っているから

こんな言い訳をよく聞きます。

でも、リストは最新にメンテナンスをしていく必要はあるのです！

どうやってやるのか？

答えは一つ！

1日のうちにタスクをメンテナンスする時間を作るしかないのです！

どうやって決めるのか？

特に帰宅前に実施することは重要です。

帰宅前に実施することで、次の日のタスクが見えて、次の日は最初から仕事に取り掛かれます。

おススメの方法です。

割り込みの業務が発生して、タスクがこなせない

今日やりたいことがあったのに、割り込みがあって1件も進まなかった…。

という声をよく聞きます。

プロマネをしてて、そのように言う人に対して思うことがあります。

それは、

前もって準備してれば防げた割り込みが多い

ということです。

割り込みが発生したからタスクが終わらないということがないように、日々管理を怠らないようにしましょう。

割り込みがなぜ発生するのか分析をする理由

また割り込みがあったなぁ。この割り込みを実施するか…。
で、終わったら、また通常業務へ。

割り込みがあった時に、割り込み業務をこなして、また通常業務へ。の繰り返しでは、割り込み業務を減らすことはできません。

ではどうするべきなのか？

例えば、

上司から毎月10日ぐらいに、上長への報告資料作成のタスクが割り込みで来ていたとします。

毎月急な仕事で2日ぐらい付きっ切りで情報を集めたり、資料を作ったり…。

あぁ大変だったけど終わったね。というのを毎月同じように言っている人がいるとしましょう。

あなたはどう思いますか？

もう毎月来るんだから、報告資料を事前に準備を始めておく、誰かに仕事を頼むこともできるでしょう。そうすることで、割り込みではなく定期的に来る通常業務という扱いになります。

要するに事前に分析ができていれば、もっと楽な方法を探すこともできるのです。

割り込みも分析することが大事なのです。

割り込みはあるものだから、割り込み前提のタスク管理をしよう

どれだけ分析をしても、割り込み業務は発生します。

結局は割り込み業務が発生するたびに、仕事が終わらないのでは？と思ってしまいます。

もちろん、割り込み業務はある程度は仕方がない部分もあります。
でも、その割り込み業務を受けるときに気を付けるべきポイントがあります。

それは何か？

割り込みは発生します。

本当に受けるのかを判断することが重要です。

しかし、どうしても受ける必要があるときは、もちろんあるでしょう。
その際に備えて、通常業務を組み立てる時はリスクを考えて、ある程度余力のある状態にしておくことをおススメします。

タスクが単純に多すぎて、できなかったり、中途半端になる。

タスク量が単純に多くて仕事が終わらない人は多いです。

もうタスクリストを見るのもイヤだという人は多いと思います。
私のタスクリストも、単純に眺めてしまうと多くて卒倒しそうな場合もあります。

しかし、タスクリストも使い方ひとつで、多くのタスクでも自分が何をやるべきかが見えてきます。

では、あなたのタスクは多いと感じるのでしょうか？

タスクのプライオリティは必要か？

最近はタスクのプライオリティを付けるのではなく、順番にやれば終わるという人がいます。

でも、本当にプライオリティは不要でしょうか？

私はプライオリティを考えて、タスクを追加します。

ただし、プライオリティを1～100番まで付与するようなことはありません。
それはメンテナンスに時間がかかりすぎて、効果が薄いという結果になります。

要するに私の場合は、

緊急度
重要度
拡大傾向

の3つの指標を用いて、プライオリティを決めていきます。

プライオリティと言っても、分類分けをしておく程度で問題はないです。

その仕事、本当に必要ですか？

あなたがやっている仕事って、誰かの役に立っていますか？

結局は仕事は誰かのためにやっていないと意味がないものです。

では、その対象は誰か？

それはお客様、もしくは自分自身です。
お客様に直接的、間接的に役に立っている仕事でしょうか？
もしくは、自分自身にとって有益な仕事なのでしょうか？

それ以外の仕事はしなくても、誰も困らないと考えられます。

無駄な仕事を省いて、タスクがいっぱいな状態から脱却しましょう。

そのタスク何分で終わりますか？

あなたはタスクリストを追加することが目的になっていませんか？

タスクリストに追加する場合も、概要を書いたり、管理番号を付与したり、プライオリティを決める等の工程があります。

要するにタスクリストに1件追加するにも、時間がかかってしまいます。

私の場合はタスクリストに追加するのに、だいたい1件5分程度はかかってしまいます。

そのために私の中でルールを設けています。

それは、10分以内に終わる仕事はタスクリストに追加せずに、その場で対応する。

ということです。

自分じゃないとできない仕事は何か？

よくメンバーから聞く言葉の中に、

「私でないと、このタスクは完了できません。」
「私がやるべきだと思います。」

自分ではなければ、もしくは自分のチームメンバーしかできない仕事って何でしょうか？

要するに、

自分はどのような仕事の権限が与えられているのか？
その仕事は自分の権限でしか出来ない仕事かどうか？

ということを考えてみてください。

案外あなたが与えられてた権限でしかできない仕事って少ないと思います。

例えば、あなたはプロジェクトの責任者だとします。

その責任範囲で何ができますか？
もしかしたら、その権限で周囲と調整・合意形成を取ることかもしれません、

情報収集等は周りのメンバーや外部でもできるかも？と考えてみるのです。

周りも忙しそう？

そんな時は自分の会社の外側も見てください。

外部に頼る際には、クラウドワークス もおススメです。

近くに頼る会社や人がいない場合には、ぜひ検討してみてください。

まとめ