PDCA実行フェーズでやること11選！プロマネのDoとは何か？

プロジェクトマネージャーとして計画段階が終了したら、次に実施することは実行（Do）になります。

あなたはプロジェクトマネージャーのDoをきちんと理解していますか？

プロジェクトの計画が終わり、さぁ始めるぞ！となった時に、計画通りに実行するのみだと思っている人は多いと思います。この実行段階はプロジェクトを進めるということに対して唯一の段階となります。計画を立てて満足せず、実行ができて初めてプロジェクトは動き出すのです。

私はプロジェクトマネージャーの実行段階は11個の仕事があると考えています。

プロジェクトマネージャーが実行（Do）の定義をすることで、プロジェクト進行が速やかに実施できると共に、以下のメリットがあります。

以降で実行フェーズで実施すること11選を深堀します。

タスクの割り当て

チームメンバーのスキルや貢献度を考慮し、的確に役割を割り当て、重要な仕事から順に担当者を設定することが成功への第一歩です。

チームメンバーのスキルや経験を考慮して、各人に具体的な仕事や責任を割り当てる

チームメンバーのスキルと経験を最大限に活かすためには、まずメンバー個々の強みを評価することで、プロジェクトの要件との整合を取りましょう。

次に各タスクに必要な役割や責任を検討したうえで、メンバーに適切な仕事を割り当てていきます。強みを最大限に活用する一方でメンバーには新しいスキル取得や成長の機会を提供するために、少し難易度の高い業務を割り当てする、学習環境を整えましょう。

重要な仕事から順に担当者を指定する

まず、プロジェクトの目標と緊急度、今後の問題の拡大傾向を考え、重要度の高い重要な仕事に最も適した担当者を指定します。限られたリソースを最適に活用し、プロジェクトの進捗や成果に焦点を当てつつ、タスクを最適化していきましょう。

スケジュールの管理

プロジェクト進捗をリアルタイムで把握し、柔軟なスケジュール調整を行うことで、予期せぬ問題に迅速かつ効果的に対応できます。

進捗状況をリアルタイムでモニタリングし、スケジュールを柔軟に調整する

プロジェクトの進捗はリアルタイムでモニタリングしていきましょう。

リアルタイムでモニタリングする理由は3つあります。

予期せぬ遅延が発生した場合には、素早いリカバリープランを策定する

プロジェクトにおいて予期せぬ遅延は避けられません。

予期せぬ遅延に対して、すぐに対処することが不可欠です。遅延が発生した場合、即座に状況を分析し、素早いリカバリープランを策定しましょう。

プロジェクトの進行を最小限に影響させ、目標達成への道を手繰り寄せていきましょう。

リソースの確保

人員やツール、技術的サポートを的確に確保し、トレーニングやスキル向上への投資を通じてリソースを最適活用します。

人員、ツール、機器、技術的なサポートなど、必要な全てのリソースを適切に確保する。

人員、ツール、機器、技術的サポートなど、必要な全てのリソースを事前に計画し、確実に確保します。

プロジェクトの実行段階でのスムーズな進行が保証され、目標の達成が実現されます。リソースの適切な配分と管理はプロジェクトの効率性と成果に直結し、予測不可能な課題にも迅速に対応できる基盤を築きます。

チームメンバーのトレーニングやスキル向上に投資することで、リソースの最適活用を促進する。

チームメンバーへのトレーニングとスキル向上への投資は、リソースの最適活用を促進します。

高度なスキルと知識は効率的で質の高い業務を可能にし、プロジェクトの成功に導きます。チームが最新のツールや技術を使いこなすことができれば、タスクの効率と品質が向上し、リソースが最大限に発揮されます。絶え間ない学習と成長は、変化する環境にも適応し、プロジェクトを長期的に安定させることができます。

コミュニケーションの確立

チーム内外との円滑なコミュニケーションがプロジェクトの鍵。手段や頻度を確立し、情報共有を最適化します。

チーム内外のコミュニケーション手段やプロトコルを確立し、円滑な情報共有を実現する

プロジェクト内外での円滑なコミュニケーションは成功の要です。

効果的な手段や手法を確立し、透明性と連携を最大化します。定期的なミーティングや進捗報告、適切なコミュニケーションツールの使用が、情報の円滑な共有とスムーズな問題解決を実現します。コミュニケーションの枠組みがあることは、全体の理解を促進し、プロジェクトの方向性を一致させるための方法です。

定期的なミーティングや進捗報告など、コミュニケーションの頻度と形式を設定する

プロジェクトの成功には、コミュニケーションの頻度と形式の明確な設定が不可欠。

定期的なミーティングや進捗報告を通じて、チーム全体が同じ情報を共有し、進展を把握できるようにします。設定されたコミュニケーションの頻度は、タスクの性質やプロジェクトの進捗に適した形式で、チームの協力と理解を最適化します。透明性と連携を確保するために、この頻度と形式はプロジェクトの状況や変化に応じて柔軟に調整されるべきです。

進捗監視

プロジェクト管理ツールを活用して進捗を可視化し、適切なアクションを早期に実施することがプロアクティブなプロジェクト管理の基本です。

プロジェクト管理ツールやソフトウェアを使用して、進捗状況を可視化する

プロジェクト管理ツールやソフトウェアを活用することで、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで可視化できます。

タスクの進行状況、リソースの利用状況、スケジュールの変更などが一目で分かり、効果的な意思決定とプロアクティブな対応が可能となります。可視化により、全体像を把握しやすくし、チーム全体が目標に向けて協力する際の透明性を確保します。

進捗の遅れやリソースの不足に早期に気付き、プロアクティブに対応する

早期の進捗遅れやリソース不足への気づきは、プロジェクトの成功に不可欠。

プロアクティブな対応は、問題の根本原因を特定し、素早く適切な対策を講じること。モニタリングツールや週次レビューを通じて情報を収集し、リーダーシップが的確な判断を下すことで、プロジェクトの進行に対する影響を最小限に抑え、目標達成への道を確実にします。

品質管理

品質基準を確立し、検証を通じて持続的な改善を促進します。品質向上へのコミットメントが成功のカギです。

成果物やプロセスに関する品質基準や標準を設定し、それに基づいて検証を行う

品質基準や標準の設定は、成果物やプロセスの一貫性と優れた品質を確保するための基盤。

これにより、明確な評価基準が整備され、検証プロセスが統一されます。品質基準に基づく検証は、不備や誤りを早期に発見し、継続的な品質向上を促進します。これにより、プロジェクトの成果物が期待通りの水準を満たし、顧客満足度が向上します。

品質向上のためのフィードバックループを確立し、継続的な改善を促進する

品質向上の鍵はフィードバックループの確立。

検証結果や利害関係者からの意見を活用し、プロセスや成果物に対する改善点を洗練するサイクルを構築します。

リスク管理

リスクの早期評価と対策プランの策定、緊急時の対応策の用意が、プロジェクトの安定性と持続可能な進行を保証します。

リスク評価を実施し、リスクの発生確率と影響を詳細に分析する

リスク評価はプロジェクトの安定性を確保する重要なステップ。

リスクの発生確率と影響を徹底的に分析し、潜在的な課題や障害を事前に洞察することで、プロアクティブに対処策を検討できます。これにより、プロジェクトが予測不可能な状況にも柔軟かつ効果的に対応し、成功への道を確実に歩むことができます。

予測されるリスクに対する対策プランを策定し、緊急時の対応策を予め用意する

予測されるリスクに対する対策プランの策定は、プロジェクトの安定性を確保するための重要なステップ。

潜在的な課題に備え、緊急時の対応策を予め用意することで、迅速な対処が可能となり、プロジェクトが円滑に進行する条件を整えます。リスクマネジメントの一環として、計画段階での対策の検討が不可欠です。

問題解決

問題には即座な対処と同時に、その根本原因にアプローチするルートコーズ分析が必要です。プロアクティブで柔軟な対応が不可欠です。

発生した問題にはなぜなぜ分析を実施し、根本的な解決策を見つける

「なぜなぜ分析」は問題の根本原因を明らかにするために反復的に質問「なぜ？」を繰り返す手法です。

問題の根本原因を洗い出し、一時的な対処ではなく、根本的で効果的な解決策を見つけることが重要。これにより将来の同様の問題を予防し、プロジェクトの持続的な安定性が確保されます。

問題の発生を未然に防ぐためのプロアクティブな対策を講じる

問題の発生を未然に防ぐためには、プロアクティブな対策が必要。

リスク評価や過去の経験を元に、潜在的な課題や障害を予測し、それに対する防止策を講じる。早い段階で予防的なアクションを起こすことで、問題が発生する前に対処し、プロジェクトの円滑な進行を確保します。

報告と文書化

詳細な報告書と正確なドキュメンテーションは透明性を提供し、ステークホルダーとのコミュニケーションを強化します。

プロジェクト進捗や成果物に関する詳細な報告書を作成し、ステークホルダーに提供する

プロジェクト進捗報告書はプロジェクトのトランスペアレンシーを確保するために不可欠。

詳細かつ客観的な情報をまとめ、成果物やリスク、課題などを提示。ステークホルダーに提供することで、全体の理解を促進し、協力と信頼を構築します。

ドキュメンテーションを適切に管理し、プロジェクトの透明性を維持する

プロジェクトの透明性はドキュメンテーションの適切な管理にかかっている。

プロジェクト関連の情報や決定事項を明確にドキュメント化し、適切なアクセス権を持つ関係者に提供することで、透明性が維持されます。これにより、チーム全体が同じ情報を共有し、一貫性のある判断と円滑なコラボレーションが実現されます。

予算管理

予算進捗と実績の細かな監視と再評価、効果的な資金配分はプロジェクトの経済的な成功につながります。

予算の進捗と実績を細かく監視し、必要に応じて予算の再評価と調整を行う

予算の細かな監視はプロジェクトの財務健全性を保つ重要な手段。

進捗と実績を詳細にモニタリングし、予算の逸脱や変化に敏感に対応。必要に応じて迅速かつ柔軟に予算の再評価と調整を行い、コスト管理を最適化します。

予算の使途やコスト節約の機会を見極め、効果的な資金配分を行う

予算の効果的な管理は、使途の見極めと資金配分の適切な判断によって成り立つ。

各部門やプロセスのコスト節約の機会を把握し、資金を最適に活用する。これにより、プロジェクトの各局面で必要なリソースを確保しつつ、予算の範囲内で効率的な進行を実現する。

変更管理

変更リクエストの受け入れと、その影響を的確に評価した上での実施が、柔軟で変化に対応できるプロジェクトの特徴です。

変更リクエストを受け付け、変更が必要な場合には変更管理プロセスを遵守して実施する

変更リクエストの受け付けと変更管理プロセスの遵守は、柔軟性と統制の両立。

変更が必要な場合、変更リクエストを検討し、変更管理プロセスを厳格に遵守して実施。これにより、プロジェクトのスコープや目標の変更が適切に管理され、品質と一貫性が確保される。

変更がプロジェクトに及ぼす影響を詳細に分析し、関係者に適切にコミュニケーションを図る

変更がプロジェクトに及ぼす影響を詳細に分析し、関係者への適切なコミュニケーションは不可欠。

変更の影響を透明にし、関係者に十分な情報提供を行うことで、理解と協力を促進。適切なコミュニケーションはプロジェクト全体の安定性と成功に寄与します。

まとめ

プロジェクトの実行段階では、様々なタスクが必要とされ、PDCAサイクルが重要なガイドとなります。プロジェクトマネージャーは、Doフェーズでタスクの割り当てやスケジュールの調整、リソースの確保などを行います。Checkフェーズでは進捗監視や品質管理、リスク評価が行われ、Actフェーズでは問題解決や変更管理が実施されます。

特にDoフェーズでは、タスクの割り当てにおいてチームメンバーのスキルや経験を考慮し、具体的な仕事や責任を分担することが求められます。しかし、これらを決めることが難しい場合もあります。その際は、プロアクティブなアプローチでスキルのマッピングやコミュニケーションを強化し、最適なタスク分担を見出すことが重要です。

プロジェクト進捗の管理やコミュニケーション確立など、PDCAサイクルを通じて様々な要素が組み合わさり、プロジェクトが計画通りに進行するための基盤が築かれます。また、変更管理や問題解決などの適切な対応が、プロジェクトの安定性と成功に不可欠です。全体を通して、透明性と効率性を重視し、関係者とのコミュニケーションを確保することが、プロジェクトの成功につながります。