あなたは残業が多い方ですか？
以前の私は残業するのが当たり前でした。
それこそ、1か月100時間超えもあり、身体を壊した経験があります。
残業はしない方が良いのはわかっているが、残業をしてしまうことがあると思います。
残業が多い人の特徴は、以下の3つです。
- 単純に仕事量が多い
- 仕事の効率が悪く、仕事が終わらない
- 他人の仕事まで自分でやってしまう
単純に業務が多いのは、上司のマネジメントの問題です。
仕事の効率が悪いのは、このブログの他の記事で説明しておりますので、今回は割愛します。
今回は、他人の仕事まで自分でやってしまうを解決する方法を解説しています。
主な原因は以下の3つです。
- 周りから依頼されると断れない
- 自分の方ができると思って、仕事を引き受けてしまう
- 緊急だからと仕事をしてしまう
これらの原因について、解決方法を解説していきます。
- 残業が多いと感じている人
- 周りから頼られると断れない人
- 人に任せられず、自分で仕事を抱えてしまう人
周囲から依頼されると断れない
頼まれた仕事を断れないと思っていませんか？
私はまさにコレでした！
仕事を断れない心理
- あなたは優しい、思いやりのある性格
- 断ると、給料に影響があるかもと考える
- 雰囲気が悪くなるのが怖い
依頼する方の心理
- あなたが断らないと思っている
- 作業が正確・迅速だから、頼む方も安心
依頼されたら断れない人の対策方法
対策方法は主に2点あります。
- 心良く、引き受ける
- 相手を傷つけないように断る (引き受けない)
引き受ける場合
- チームを組んで、チーム内で引き受けて、負荷を平準化する
- 他の仕事の優先度を下げて、依頼された業務を引き受ける
優先度が高くて、どうしてもやらなければならないし、他の人では間に合わないことはあると思います。その時には、上記2つの対応方法があります。
チーム内で引き受けて、負荷を分散する
チームで仕事をしている場合には、チーム内で引き受けて負荷を分散する方法があります。
チームメンバーでは受けきれない場合は、外部に依頼する等の方法もあります。
最近では、クラウドソーシングもありますので、外部にも目を向けてみるのも手としてはあると思います。人材を適材適所で活用していくことにも目を向けていきましょう。
他の仕事の優先度を下げて、依頼された業務を引き受ける
他の仕事が何があるのか、それは優先度は高いのかを比較して、引き受ける方法があります。
その際には、他の仕事が遅延することも多々あると思います。
遅延する場合には、必ずその仕事の期限交渉も必要です。
期限交渉をして、どうしても期限が延ばせない場合は、他の人にお願いする等の断る必要が出ます。
断る場合
断る場合には、以下の対応で乗り切りましょう。
- 他の人でもできる仕事は、できるだけ他の人に回してもらうようにしましょう。
- 明確な意思をもって、断りましょう。曖昧になってはいけません。
あなたには、あなたしかできない価値があると思います。
あなたにしかできない価値を大事にしましょう。
他の人でもできる場合は、他の人にお願いする交渉をしましょう。
自分の方ができると思って、引き受けてしまう
自分の方ができるし、自分でやった方が安心と思っていませんか？
これもありますね。やっぱり人に任せるの怖いんで。
自分が、自分がとなってしまう心理
- 自分の方が詳しいから、自分にしかできないと思ってしまう。
- 好奇心があって、自分がやりたいと思っています。
あなたが引き取った際の他の人の心理
- 私ではできないと判断されてしまった
- 私にはチャレンジをさせてくれないのか。
あなたが自分が、自分がとなっている裏では、あなたが引き取ったことに対して自信を無くしたり、不満を抱えている人がいるかもしれません。
あなたのみのことを考えず、あなた以外にも同じような考え方を持っていると考えたうえで、周りに目を配ってみることをおススメします。
自分が、自分がを解消する方法
- できるだけ人に任せることを考える
- 自分にはもっとできることがあると理解する
できるだけ人に任せる
自分がやりたい気持ちはわかります。だって、自分でやった方が安心だからです。
その気持ちは、よくわかります。
でも、人に任せることを覚えましょう。本当に楽に仕事が回るようになりますよ。
具体的なやり方は以下の記事を参考にしてみてください。
自分にはもっとできることがあると理解する
あなたは本当に依頼された仕事をやりたいですか？
もっとやりたいことはありませんか？
そのためには、時間を作ることが大事になります。
残業している場合ではありません。
もっと自分にしかできないことはあります。家族と過ごしたり、もっと勉強したり。
緊急だからと仕事を引き受けてしまう
緊急と言われたら、急いでやらなきゃとなってしまっています。
「緊急」だから「やらなければ」となる心境
- 上司や同僚が緊急と言ったことを信じる
- 自分で、これは緊急だよねと思い込む
急な依頼は勘違いをしてしまう場合が本当に多いです。
冷静な判断ができずに、結果的に緊急ではないことを緊急だと思い込みをしてしまいます。
どうやったら、「緊急」な残業を減らせるか
- 判断基準を明確に持っておく
- 全てのタスクを明確にしておいて、優先順位をつけておく
仕事をうまくさばける人の特徴は、
全てのタスクに優先順位を持っていて、その判断基準も明確です。
急な仕事を来た時にも、あなたが持っているリストと優先順位から、「緊急」と言われた案件に対しても冷静に優先順位を付けることができます。
その結果として、他の仕事の期限が危ない場合には、以下のように回避できます。
「この案件を受けると、この案件が遅れが発生しますがよろしいでしょうか？」
という形で交渉ができます。
まとめ
- 依頼されて断れない人は、あなたは便利屋になっているかもしれません。
チームを組んで依頼を乗り越える or 他の業務の遅延を許可してもらって進めよう。 - 自分がやった方が良いと考える人は、あなたが引き受けた場合の周りの人への影響を考えよう(部下が自信を無くしたり、家族が泣いたりしていませんか？)
- 緊急と言われたものは、本当に緊急であるかを考えてみよう。あなたのタスクをすべて洗い出しておいて、タスクの優先度と優先度をつけた根拠を明確に。
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