プロマネの基本動作｜基本動作のルール(PMBOK)を知り成功の礎を築く

• プロジェクトマネジメントの基本動作（ルール）を知り、プロジェクトマネージャーとして何をするのかがわかる

基本動作（ルール）を理解して、プロジェクトを成功に導きましょう！

プロジェクト・スコープの記述書に最低限書くべき内容

1. 成果物スコープ
   ・どのような成果物を提供するか？
2. プロジェクトスコープ
   ・成果物を生み出す活動範囲
   ・マネジメントの活動範囲
3. 受入基準
   ・どのレベルまで達成する必要があるのか

WBSの作成方法（例）

1. 最終成果物をTOPに書く
2. 成果物を分解する
3. 分解された成果物の構成要素を洗い出す
4. 構成要素を作成するための活動内容(アクティビティ)を洗い出す

アクティビティの定義で追加する情報

1. アクティビティ毎の担当者、もしくは担当可能なスキルレベル
   アクティビティを実施する担当者が決まっている場合には、担当者を記入してください。まだ担当者が決まっていない場合には、担当するのに必要なスキルレベルを記載しておきましょう。
2. アクティビティ毎に決まっている期限
   もしアクティビティの実行に期限がある場合には、その期限を明確にします。
   期限には2種類あります。

   1種類目は、日付ベースの期限です。〇月〇日までに〇というアクティビティを終わらせる必要があるという内容です。

   2種類目は、前後関係での期限です。
   例えば、雑誌の表紙を飾る写真を撮る場合には、モデル事務所との契約は撮影日の1か月前に終了しておく必要がある等です。

順序設定時に確認するポイント

1. アクティビティの前後関係
   アクティビティ毎にどちらを先に実施するのかを確認
   （例）例えば表紙の写真を撮るのが先か、デザインが先か。

2. アクティビティの依存関係
   先行タスクが終了しないと次の工程に行けないといった依存関係
   （例）写真を撮る前に、写真を撮るスタジオやモデルを決める。
   
3. アクティビティの優先順位
   どちらが重要なのかを見極めること
   （例）表紙のデザインよりも記事の内容が優先等。

コストの見積手法

1. ガントチャート上に書かれている1タスク毎の必要人員を明確にする
2. 社内で実施するのか、委託先等の外部に任せるのかを決める
3. タスクを完了させるのに必要なスキルを洗い出す
4. 必要なスキルレベルによって、単価を明確にする
5. 1タスク毎に必要なコストを洗い出す
6. プロジェクト全体のコストを算出する

コミュニケーション計画に記載すべき内容

1. コミュニケーション要求事項 (誰がどのようなコミュニケーションを求めているか)
2. 報告する情報と粒度(詳細度)
3. コミュニケーション担当者と参加者
4. 情報伝達手段

リスクマネジメント計画書に書くこと

1. リスク戦略
   リスクに対する方針・目標を書く
2. 方法論
   リスクマネジメントをする手法について書く
   リスクを特定する方法、使用するデータを明確にしておく
3. 役割と責任
   リスクマネジメントの体制と役割を明確にしておく
   その際にRASCIを使うことをおススメ
4. 資金調達
   リスク対応に対する資金調達の責任をどうするかを書く
5. タイミング
   具体的にどういう単位でリスクを洗い出し、解決をするのかを書く
   例えば、毎週リスクを洗い出しと解決状況報告をする等
6. リスク区分
   要するにリスクのグループ化
   最も一般的な手法は、RBS(リスク・ブレイクダウン・ストラクチャ)
7. ステークホルダーのリスク許容範囲
   リスク許容範囲を明確にする。
   資金を投入してもリスク回避するか(進捗遅れのバッファで1名余分に準備する等)
8. リスクの発生確率と影響度の定義
   例えば、当初計画よりコストが10%増加したら、影響度を中にする等
   
9. 発生確率・影響度マトリックス
   品質・コスト・スケジュール(QCD)の問題発生と影響度を数値化
   

   		影響度
   		小 0.1	中 0.2	大 0.4	極大 0.8
   発生確率	10%	0.01	0.02	0.04	0.08
   	30%	0.03	0.06	0.12	0.24
   	50%	0.05	0.1	0.2	0.4

10. 報告書式
    WordやMiro等の報告文書を明確にしていきます。
11. 追跡調査
    プロジェクト実行後の監視方法について定義します。

おススメのリスク洗い出しの手法・参加者

1. 過去の知見を持っているような専門家にヒアリング
2. 関係者へのブレインストーミング、インタビューの実施
3. 人間関係やチームスキルに関する人が関わるリスク
4. インプット・アウトプットの不確実性を考慮したリスク
5. SWOT分析

リスクの定性的分析の例

A, B, Cというリスクがあったとします。
過去の経験や専門家の意見を踏まえて、BよりもAの方がリスクが高い、CよりもBCの方がリスクが高いとして優先順位をA⇒B⇒Cとしました。

これらの基準は実際のデータ（数値化）に基づいていないため、定性的分析と呼ばれることになります。

定量的な分析をする数値化の例

1. 発生確率と影響度
   この手法が一番多いです。過去のデータや経験から発生確率を3段階、影響度を3段階にして、優先順位付けをする方法です。

   例えばこのようなマトリクスを作成して、優先順位を決めていきます。

   	影響度 大	影響度 中	影響度 小
   発生確率 大	A	B	B
   発生確率 中	A	B	C
   発生確率 小	B	C	C

2. 遅延時の後工程への影響度
   後工程への影響を踏まえて、リスク発生時の問題の大きさを元に優先順位を決める方法です。
   各工程での遅延がプロジェクト全体への影響を踏まえて判断する方法になります。

リスク対応の計画の例

調達マネジメントの計画に含まれる内容

1. 調達範囲や目標
   何を外部から調達するか、それに伴うリソースやサービスの種類を明確にします。また、どのくらいの量や質が必要なのか検討をします。

2. 調達戦略
   具体的なリソースやサービスを入手する方法を計画します。これには、競争入札、交渉、または単一のベンダーと契約するかどうかなどが含まれます。プロジェクトの特定の要件や制約に基づいて最適な調達戦略を選定します。

3. 契約のタイプ
   調達する人やモノに合った契約形態を選ぶことを指します。サブスク、固定価格契約、単価契約など、プロジェクトの性格やリスクに応じて最適な契約タイプを選びましょう。

4. リスクの評価
   潜在的なリスクを評価し、リスクに備える戦略を決めます。ベンダーの信頼性や市場の変動、契約の変更など、さまざまなリスク要因を考慮することが重要です。

5. 調達スケジュール
   リソースやサービスが必要な時点や順序を考慮して、調達のスケジュールを計画します。これによって、プロジェクト全体の進行に影響を与えずに、必要な外部のリソースやサービスを確保できるようになります。

ステークホルダーマネジメントの計画に含まれる内容

1. ステークホルダーの関係構築
   誰がステークホルダーなのかを明確にし、ステークホルダーがプロジェクトに対してどのような期待や要件を持っているかを把握してください。そして、ステークホルダーとの適切なコミュニケーションや関係構築の戦略を立てましょう

2. ニーズや期待の把握
   ステークホルダーとの対話やアンケート、ワークショップなどを通じて、ステークホルダーの期待や要件を明確にします。また、各ステークホルダーの重要度や影響力を評価していきましょう

3. コミュニケーションマネジメント
   どのようにしてステークホルダーとのコミュニケーションを行うかを検討します。これには、チャット、ミーティング、報告書、またはプロジェクトポータルを活用するなど、効果的なコミュニケーション手段を選定しましょう

4. ステークホルダーの影響力
   各ステークホルダーのプロジェクトへの重要度や影響力を評価し、重要度・影響力に基づいて彼らとの関係構築やコミュニケーションの戦略を立てます。特に重要なステークホルダーには特別な対応が必要です。

プロジェクトの作業の指揮マネジメントに含まれる要素

1. プロジェクトの方針や目標を理解
   プロジェクトが何を達成しようとしているかを全体的に把握し、それに合わせて作業を計画しましょう

2. プロジェクトチームの組織化や役割分担
   メンバーのスキルや経験、役割に応じて適切な人員配置を実施してください。役割分担は各メンバーが担当する業務や責務を明確にし、効率的な作業ができるようにしましょう。
   
3. 作業の進捗モニタリングや調整
   チームのパフォーマンスや作業の進捗を定期的に確認し、問題や課題が発生したら速やかに対処していきます。
   
4. プロジェクトマネジメントスキルの発揮
   1. コミュニケーションやモチベーションの維持
   2. 変更管理や問題解決のスキル

品質が基準に満たない場合の対策

1. プロセスの見直し
   プロセスの流れを分析し、問題となるプロセスを特定して、改善を実施
   
   
2. 教育
   プロジェクトメンバーに対して、品質に対する教育を受講してもらい、新しい技術の習得を実施
3. 定期的なレビュー
   品質監査者と定期的なレビューを実施して、品質問題を発生させない仕組みを作り上げる
4. ステークホルダー（主に顧客）のフィードバック
   品質に関する期待値を常に把握するために、顧客にインタビューを行う
5. リスクの予測
   過去のプロジェクトからリスクを予測して、事前に問題を発生させないプロセスを構築

資源調達の手段（例）

1. 内部人選をして、人材を調達する
2. 外部のベンダーやサプライヤから資材やサービスを調達する
3. 外部のコンサルタントや専門家をプロジェクトに参加して頂く

チームメンバーの育成手段

1. メンバーのスキルや経験を評価
2. 必要なトレーニングを策定
   1. チーム内のエキスパートやリーダーがメンバーにスキルや知識を伝達
   2. 専門家やトレーニングプロバイダーを活用して、必要なスキルや知識を提供

チームビルディングの手段

1. ームメンバー同士の相互理解を深めるためのワークショップやイベント
2. チームメンバー間の信頼関係を構築するためのコミュニケーショントレーニング

コミュニケーションで気を付けるポイント

1. 相手が理解するように伝える（理解したか確認することも時には重要）
2. 情報展開のみで会議を開催するのは考えるべき（コミュニケーション種類による手段の選択）
3. コミュニケーションに問題がある場合はコミュニケーション計画を見直す

リスク対応策の実行のポイント

1. 計画倒れにならず、リスク対応策は実行に移すこと
2. 適切なタイミングでの実行

計画通りに調達をする理由

1. 予算の遵守
2. スケジュールの遅延を回避
3. 品質の維持

ステークホルダーとのエンゲージメントを促進する方法

1. オープンなコミュニケーション
2. ステークホルダーのフィードバックを積極的に取り入れる
3. ニーズに合わせた活動、イベントの企画

ステークホルダーとのエンゲージメントを確立する利点

1. プロジェクトの成功率が上がる
   ステークホルダーがプロジェクトに積極的に参加することで、成果物にズレが少なくなるため
2. 将来のプロジェクトにもサポートしてくれる
   良好な関係を築くことで、次のプロジェクトにも積極的に参加して頂ける

プロジェクト作業の監視・コントロールの具体例

1. 計画と実績の比較
2. 是正処置や予防処置が必要かを決めて、評価と処置の提案
3. 新規リスクの特定
4. 既存リスクの分析・追跡・監視
5. 成果物に関する情報データベースの維持
6. 進捗報告、予測の基礎となる情報の提供（全体日程等）
7. コストの消費状況の監視
8. 変更が発生した際の実施状況の監視

統合変更管理で決めるべきルール・プロセス

1. 誰がいつ変更を提案することができるのか？
2. 提案された変更を誰がレビューして、誰が承認するのか？
3. レビューに必要な情報(例えばQCD)を誰が提供するのか？
4. 承認された変更を誰がどのように計画に反映するのか？
5. 計画はどのようにチームメンバーに周知するのか？

スコープの妥当性確認の具体的な実施方法

1. プロトタイプや試作品を見せてフィードバックをもらう
2. 定期的なミーティングで進捗状況や成果物をプレゼンテーションする
3. 要求仕様書やプロジェクト計画と照らし合わせる

スコープのコントロールで具体的にやること

1. プロジェクトのスコープ基準やスコープ管理計画を参照して、現在の進捗状況と目標を比較
2. プロジェクトの範囲変更や追加要求が生じた場合には、それがプロジェクト目標や成果物に与える影響を評価

スケジュールが遅れる具体事例

1. リソースが不足
2. 予期せぬ問題が発生
3. 作業の依存関係がうまく機能していない
4. 外部の要因
5. 天候や市場の変動
6. 法的な問題

コストのコントロールの難しい点と対応方法

デイリースクラムとレトロスペクティブ

1. デイリースクラム
   毎日行われる短い会議で、チーム全体が進行状況や課題を共有し、次のステップを計画することです。
   狙いは、チーム内のコミュニケーションを促進し、プロジェクトの進行状況を把握になります。
2. レトロスペクティブ
   プロジェクトの特定の期間を振り返り、何がうまくいったか、何が改善の余地があるかをチームで議論するための定期的な会議。だいたい期間は1週間～2週間に1度程度が望ましいです。
   狙いは、チームが学びを得て、プロセスやコミュニケーションの改善になります。

調達のコントールで実施すること

1. 契約管理
   1. 契約書や合意事項の確認
   2. 取引条件の理解
   3. 契約条件に基づいた納品物やサービスの監視
2. 品質管理
   1. 納品物やサービスの品質確認
   2. 品質基準に適合しているかの監視
   3. 問題があった場合の品質改善計画の立案
3. スケジュール管理
   1. 納品物やサービスの提供スケジュールの監視
   2. 納品が予定通りに行われているかの確認
   3. スケジュールに遅れが生じた場合の対応計画の立案
4. コミュニケーション
   1. プロバイダーとの定期的なコミュニケーション
   2. 問題や課題の共有と解決策の検討
   3. プロバイダーとの間での情報共有と調整
5. 支払い管理
   1. 支払いスケジュールの管理
   2. 納品物やサービスの受領と支払いの整合性の確認
   3. 支払いの遅延や問題が生じた場合の対応策の検討

ステークホルダーエンゲージメントの監視でやること

1. 定期的なコミュニケーションの確保
   1. ステークホルダーとの定期的な会議やミーティングを設定し、進捗や課題、懸念事項などを共有
   2. メールや電話、ビデオ会議など、適切なコミュニケーション手段を選択してステークホルダーとのコミュニケーションを確保
2. フィードバックの収集
   1. ステークホルダーからのフィードバックを定期的に収集し、プロジェクトの進行や成果物に関する意見や要望を把握
   2. フィードバックを収集するためのアンケートや面談、ワークショップなどの方法を活用
3. 透明性の確保
   1. プロジェクトの進捗や成果物に関する情報をステークホルダーに適切に伝えることで、透明性を確保
   2. ダッシュボードやレポートを活用して、プロジェクトの状況や成果を可視化し、ステークホルダーに提供
4. ステークホルダーのニーズの把握
   1. ステークホルダーのニーズや期待を把握し、プロジェクトの目標や成果に沿った方向性を確認
   2. フェーズごとにステークホルダーのニーズを評価し、プロジェクトの方針や計画を調整
5. 関心や懸念の解決
   1. ステークホルダーの関心や懸念事項を適切に理解し、必要な対応策を実施
   2. 問題や課題が生じた場合は、迅速に対応し、ステークホルダーに対する適切な説明や解決策を提供

プロジェクトやフェーズの終結フェーズがある理由

1. 組織としてプロジェクトで得た経験を、組織の資産に変えるプロセス
2. 同じような失敗を何度も繰り返さないために、プロジェクトを振り返り次に活かしていく