仕事のミスはコミュニケーションのミスから生まれる！できるだけ関係者を減らそう

あなたはコミュニケーションミスで悩んでいませんか？

人に正しく情報を伝えて、期待通りに動いてもらうことは本当に難しいです。
それは、相手が持っている情報やスキルが違うために、相手の受け取り方が変わるためです。

これは、自分のコピーロボットを作らないと、なくなることはありません。
だから、コミュニケーションミスは発生することを前提に考える必要があります。

私が考える対策は、関係者を減らすことです。

関係者を減らし、コミュニケーションミスに伴う影響を減らす方法を解説します。

どうやって関係者を減らすことができるのか？

まずは、どうやったら関係者を減らすことができるのかを考えてみます。

責任を明確にする

あなたの仕事は責任が明確になっていますか？

場合によっては、すべての仕事が自分が責任を持っている場合もあると思います。
たとえば、ある会社に仕事を依頼した時に結果が不安だから、別の会社にチェックを依頼する等を実施してしまうと、自分が責任を取ることになります。

この場合は、責任を最初に出した会社に持ってもらうことが必要です。
誰が何を責任を持っているかを整理することで、関係者を減らすことができます。

私の体験談としては、
技術翻訳をある会社に依頼をしました。翻訳結果に不安があったので、別の会社にチェックを依頼しました。結果、コミュニケーションは最初に翻訳した会社とチェックする会社にそれぞれ発生します。

でも、本来は最初に依頼した会社に翻訳結果の責任を持ってもらう必要があります。
しっかり責任を持って頂いて、チェックもした状態で納品をしてもらえれば、コミュニケーションミスも発生する可能性は減ります。

同じような作業を色々な人に指示するコミュニケーション

同じような作業の仕事を、別々の人に依頼をするとコミュニケーションは増えます。

これを実施してしまうとあなたのコミュニケーションをする人は確実に増えます。
できるだけ同じ人に同じような作業を依頼することで、コミュニケーションは確実に減ります。
また、同じ人が請け負うことで、その分野に対しての知識を持っている状態になりますので、指示もしやすくなるメリットがあります。

また、たまたま多くの仕事が来たときも、私は依頼する人は1人にしています。
その依頼された人が、また別の人を取りまとめてチェックを頂く体制にします。
その人に責任を渡すことで、その人の成長が狙えます。

できるだけ、大きな単位で仕事を任せること

小さな単位で、様々な人や会社に仕事を依頼していませんか？

小さな単位で出してしまうと、コミュニケーションする人が増えます。
これを大きな単位で仕事を任せることで、コミュニケーションをする人は確実に減ります。

私の体験談ですが、
翻訳をしていた当時は、英語の原文チェックはこの会社、翻訳はこの会社、チェックはこの会社とこの会社という形で依頼をしていました。

結果的にコミュニケーションのミスにより、期待していた作業が行われず、品質担保ができなかったことがあります。
この時に、英語の原文チェック、翻訳、チェックを1社に任せるようにしました。結果的に、コミュニケーションミスは減りました。結果的に品質が高い状態で納品を頂けることになりました。

コミュニケーションミスはなぜ防げないのか？

コミュニケーションミスは、仕事のみではなく、家族や友人とも発生します。
なぜ、コミュニケーションミスが発生するのかを解説します。

結論として、コミュニケーションミスは無くなりません

様々なコミュニケーションミスを防ぐ方法は世の中にあふれています。

例えば、コミュニケーション能力を上げましょうという方法があります。

でも、コミュニケーション能力を上げるのは時間がかかります。
そもそもコミュニケーション能力が低いです(コミュ障です)という方もいます。
私は本当にコミュ障です。色々試しましたが、いまだにコミュニケーション能力は低いです。

例えば、すべての情報を相手に提供しましょうという方法があります。

すべての情報って、頭の中をコピーできなければ不可能です。
その仕事の知識は、あなたが一番持っていると思います。
でも、その情報をすべて提供することは不可能な場合が多いです。

どうすれば、コミュニケーションミスは減らせるのか？

コミュニケーションミスを減らす方法は2つしかありません。

• コミュニケーションの質を上げる
• コミュニケーションの数を減らす

コミュニケーションの質を上げる方法は色々とありますが、定量的なものではありません。
まず減らすには、コミュニケーションの数を減らすことが簡単だと考えています。

そのために、関係者を整理して減らすことが確実性が高いです。

関係者を減らすことで得られるメリット

関係者を減らすことで、コミュニケーションミスを減らすこともできますが、
他にもメリットがありますので解説します。

1人にかけられる時間を確保できる

関係者を減らす＝1人にかけられる時間は確実に確保できます。

1人にかけられる時間を確保できれば、同じ目的を共有したり、その人の性格を把握できたり、メリットは多いです。少数精鋭の部隊を作ることが可能です。

ぜひ1人にかける時間を増やして、ミスコミュニケーションをなくして、期待通りの結果が得られるようにしていきましょう。

コミュニケーションのパスが整理できる

コミュニケーションをしていると、誰に何を話したのかわからなくなることはありませんか？

誰に何を支持したのかわからないとか、誰が何をどこまで知っているのかわからないとか、コミュニケーションのパスが多いと起こりがちだと思います。

データのやり取りをした場合は、誰が最新のデータを持っているのかわからずに、自分で別のデータを上書きしたり、混乱を招くことがあります。

コミュニケーションパスを整理できれば、仕事がシンプルに考えられるようになります。

自分がハブにならなくなる

自分が動かないと周りが動かない状況も起こりがちな現象だと思います。

例えば、指示ができておらず、作業者が暇になっていることに気づかなかったり、データを受領したが次の人にデータが渡せていなかったりと、色々なトラブルになります。

自分がハブにならない状況を作れれば、仕事はスムーズに回るようになります。

まとめ