デジタルトランスフォーメーション(DX)って知っていますか？
デジタルトランスフォーメーション(DX)って何ですか？
デジタル技術を活用して、従来のビジネスを変革することです。
デジタル技術を活用して、従来のビジネスを変革すること？
私は理解ができませんでした。今までもパソコンで仕事を使っていたし、
いまさら、何をデジタル化するの？って思っていました。
でも、職場でデジタルトランスフォーメーション(DX)という言葉が流行り始めました。
DXを活用する事例を説明していきます。
- デジタルトランスフォーメーションが何かわからない人
- デジタルトランスフォーメーションの活用方法がわからない人
- デジタルトランスフォーメーションで仕事を円滑にやりたい人
なぜデジタルトランスフォーメーションを推進する必要があるのか？
デジタルトランスフォーメーションを推進する理由は、デジタル技術を使って、もっと円滑に仕事をできる環境を整えることになります。
そもそもデジタルトランスフォーメーションとは？
要するにデジタル技術を活用して、従来のビジネスを変革することになっています。
DX推進ガイドライン(経済産業省)にデジタルトランスフォーメーションの活用するためのガイドラインが書いています。
https://www.meti.go.jp/press/2018/12/20181212004/20181212004.html推進の実施方法は書かれているのですが、なぜ実施するのか、具体的な事例等がありません。(あくまでガイドラインなので当然と言えば当然ですが)
正直に言うと、今までもパソコンを使って、EXCELやPDFを使っているので十分にデジタル化ができていると思っていたので、いまさら変革って？と思っていました。
なぜデジタルトランスフォーメーションなのか？
要するに、競争力を維持するためです。
昔のシステムを使っていると生産性が上がりませんよということです。
例えば、EXCELで日程管理をしている人は多いと思います。でも、これって誰もがそれぞれで日程を作っていて、自分しか書き込まないし、毎回作り直しが起こります。
しかし、デジタルトランスフォーメーションでの技術を活用することで、日程管理をもっと良いツールでやれることで、みんながすぐに見える、同じ環境でそれぞれが編集できる等、もっと良いことが起こります。
テレワークが普及した昨今、これからは個のツールではなく、みんなが同じ環境で同じツールで同じ情報を活用できることが、生産性を上げる近道になります。
そのため、今までのシステムの延長ではなく、システムを刷新する必要があります。
要するにEXCELマクロを使うのではなく、新しいシステムを作っておくことになります。
時代の変化にも耐えられるように準備しておくことで、スピーディーなニーズに答えることができるようにしたいですね。
どのように活用をするのか？
では、次にどのように活用するのか、良いと思われるツールも紹介をいたします。
常に情報が集まっていること
まずは、すぐに一目で情報がわかるようにすることが必要となります。
必要な情報を、必要な時にいつでも見えるようにしておくことが重要になります。
そのためには、デジタルホワイトボードというものが良いと思います。
代表的なツールを紹介します。
【Miro】
Miroは使いやすいと思います。いつでもだれでも書き込めます。
良いところは、EXCELやPower Point等もアップロードできます。色々な人の情報が書けますし、テンプレも充実しています。
【Microsoft whiteboard】
Microsoft whiteboardはWindowsに親和性が高く、誰でも絵を描くように使えます。
例えば、WEB会議中にホワイトボードが使えます。これ意外と便利です。
タスク管理が一括で出来ること
個人ごとのタスクがチームやプロジェクト単位で共有できることが必要となります。
タスクがみんなで共有できて、リマインダーがあることが望ましいです。
そのためにはタスク管理ツールの導入が必須です。
私が使って良かったと思ったツールは以下の2つです。
【JIRA】
これはかなり有名なツールになります。
このツールとConfluenceを使うだけでも、タスク管理や情報共有が円滑に行えます。
特に、タスクの検索機能、分析機能は有効です。
かなり高機能なツールなので、使うまでのハードルは高いですが、
1度使いこなせると、大きく仕事の流れが円滑になることが期待できます。
【Asana】
Asanaは、比較的ハードルは低いです。
しかし、高機能なこともできるので導入は比較的簡単だと思います。
このツールは、様々なツールと連携しやすさが大きいです。
Microsoft Teams等の有名どころにも連携できるので、ツールチェーン次第では、かなり有益に使うことができます。
また単独でも、かなりUIが工夫されていて、直観的に利用することができます。
https://asana.com/jaオンラインコミュニケーション
もう正直、最近ではビジネスで電話する人って少ないですよね。
私も社外には電話することはありますが、最近は主にツールを使ってオンラインコミュニケーションをしています。
ここは、ビジネス利用であれば大手が良いと思います。
しっかりとしたサーバを使っているので、途中で落ちることもないと思います。
【Microsoft Teams】
Microsoft Teamsは、最近かなりビジネスシーンで使われているツールだと思います。
すぐにチャット、電話、グループ電話に加えて、Outlookのスケジューラと連動してTeams会議が設定できるなど、かなり使えます。
ビジネスシーンはこれがあれば良いのではないかと思います。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software【Slack】
Macの場合は、Slackを使っている人多いですよね。
Microsoft teamsは、主にWindowsを使っている人に親和性が高いのですが、MacはSlackが親和性が高いと思います。
Slackも使いやすいのでぜひ。
https://slack.com/intl/ja-jp/デジタル情報を分析することが重要
どのツールを使ってやるとしても、デジタル化の一番大きいメリットは分析できることです。
例えば、タスク管理の場合は、1人が1日にどのぐらいのタスクを消化できるから、日程は間に合うとか。遅れが発生したら、すぐに警告ができる、リスケジューリングができる等、分析して、分析結果から次のアクションができることが重要です。
また、必要な情報を探す時間を削減できること
資料を探す時間って多いんですよね。
探す時間が限りなく0になったら、生産性は上がると思います。
デジタルトランスフォーメーション(DX)を導入する際の注意事項
凄く有効なツールにも思えますが、落とし穴はいくつかありますので、これからご説明をいたします。
変革には反対派の意見が必ずあること
変化を好まない人は、必ず存在します。
- 今までのノウハウが使えなくなるのではないか？
- 自分の優位性が落ちるのではないか？
- そもそも面倒だ。
- 成功するとは限らないよね。
- 今の何が問題なの？
このようなことを言われることは必ずあります。
私も導入する際には、必ずこんな声を言う人がいます。上位にいる人には必ずいます。
その人は、デジタルトランスフォーメーションを導入した時の未来が見えていないので、導入目的や導入した時のメリットをしっかり共有することが重要です。
ルールは明確ではあること
まずは、簡単な枠（ルール）を作るべきです。
例えば、誰でもプロジェクトが作られて、それぞれの人がそれぞれのルールで作り始めたとします。これって、当初の目的である情報を共有することが独自すぎて出来ないとなります。
キッチリ決めてしまうと、あとで使い勝手が悪い状態になり、いずれ使われなくなります。
そのツールを何を目的に導入したのかを考えて、目的に逸脱しない程度のルール化は必要です。
特に分析したいことに合わせてルール化をすることをおススメします。
そのために、まずは少人数で試行をしたうえで、利用者を拡大していくのが、結局のところ最短距離ではないかと思います。
ルールは改善できること
1度決めたルールを変更しないことは、いずれそのツールは使われなくなります。
今のルールが適用できないシーンはあるので、その都度ルールを見直しが必要となります。
ただし、気をつけるべきポイントは、何でも言われた通りにルール化をしないことです。
目的を逸脱するようなルール変更はしないようにしましょう。
まとめ
- デジタルトランスフォーメーションはデジタル技術を使い、ビジネスの変革を促すこと
- デジタル情報を、より円滑に共有ができることが重要
- デジタル情報を、分析して見直すことが重要
- 新しいシステムは目的に合わせたルールを明確にしておくこと
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