定時内に仕事が終わらない初心者プレイングマネージャーに！なぜ時間が足りないのかを考える

マネージャーになりたての頃は、基本的には仕事を持ったまま、マネージャーをする人が多いと思います。要するにプレイングマネージャーです。

プレイングマネージャーに任命された時は、単純に今までの仕事にマネージメント業務が上乗せされることが多いので、どうしても時間が足りなくなります。
メンバーはあなたを頼りにします。あなたが忙しそうだと、メンバーも気を遣ってしまって、重大な問題が見過ごされます。

どうやってメンバーの仕事を見つつ、あなたの仕事をするのかが課題となります。

結局、最初は自分の仕事時間を確保するために、残業という形で取り組む人も多いです。
しかし、残業を前提に仕事を組むことはオススメできません。
プレイングマネージャーを定時時間内に終わらせる極意を解説します。

メンバーの相談時間を予め確保しておく

あらかじめメンバーと関わる時間を確保しておくことが重要になります。
時間を確保するための極意を解説します。

メンバーと定期的に会話する時間を決める

メンバーと定期的に会話をして、未然に問題を防止する仕組みを作ると、大きな問題にならず、結果的に大きな時間を使わないようになります。

具体的に私が必ず実践している会話するポイントを解説します。

具体的に何を実施するのかを、これから解説します。

毎日、朝に15分のスタンドアップミーティング

私は毎日15分のスタンドアップミーティングを実施しています。
昔は本当にみんな集めて、立った状態で完結に進めていましたが、コロナ禍以降は実際は電話会議で実施しています。

スタンドアップミーティングの報告ポイントは以下に限定しています。

スタンドアップミーティングの最大のポイントは、課題・問題を解決する場ではないことです。
時間を厳守して、必ず1人に割り当てられている時間を超過しないようにタイムキープすることが重要です。

課題・問題は別の時間を作る、もしくは昼の相談時間で相談するようにしましょう。

毎日、昼に30分の相談時間を確保する

プレイングマネージャーになると、常に相談を受けることができるとは限りません。
また、メンバーもあなたに気を遣って、相談することを躊躇していることもあります。

相談がないと、問題が大きくなる可能性があります。そのため、メンバーには必ず相談できるタイミングを毎日確保してください。

昼の相談時間を確保するためのポイントを解説します。

相談時間に気を付けるべきは、絶対に怒らないことです。
メンバーが相談に来て頂いたことに感謝の気持ちを忘れずに、できるだけメンバーの考えを尊重しましょう。
メンバーはあなたよりも、全体は見えていませんので、できるだけ俯瞰的にアドバイスしてください。

毎週末に1時間の振り返りをする

毎週末に振り返りを行うことは重要です。振り返るポイントを解説します。

振り返りにポイントは、うまく行かなかったことに対して、なぜうまく行かなかったのかを考えて、問題があったプロセスに対して、すぐにできることから次週に改善するスピード感が重要です。

そのためには、次週の予定を立てる時に目標を数値化する必要があります。
あまりに定性的だと、うまく行ったのか、うまく行かなかったのかを判断するのが主観的になってしまうからです。

主観的な問題は、改善が難しいので、できるだけ客観的に見えるように数値化をしましょう。
たとえ途中段階でも、150項目中 25項目を実施するなどです。

これが最終納期に間に合うペースなのかを質問して見てください。実際はもっとやらないといけないかもしれません。

この1時間でメンバーが何をするのかを全て洗い出してください。
これで、あなたがメンバーに何をしているのかがわからないことを防ぎ、あなたがメンバーに何をしているのか？と聞かなければならない時間を短縮できます。

チームミーティングの時間を決める

チームミーティングは、主に事務的な伝達をメンバーにする時間です。
これは外すことができないので、チームミーティングの時間を確保して行きましょう。

緊急案件の時間を確保しておく

どうしても突発な緊急案件は発生するものです。
これを予定に組み込んでいないと、緊急案件＝残業となってしまいます。

緊急案件の時間を確保する極意を解説します。

自分の仕事に対して緊急案件時間を予想して入れておく

まずは、自分が持っている仕事に対して、緊急案件時間を入れておきましょう。
緊急案件として入れる時間は、あなたが知っているはずです。

どれぐらいの時間を緊急案件時間として入れておくポイントを説明します。

要するに、過去の緊急案件の内容と、かかった時間を把握することが重要です。
緊急案件を実施する時は、焦りもあり、振り返りを忘れがちですが、必ずかかった時間、なぜ発生したのかを明確にしておくことをオススメします。

その上で、現状と近しい状態の緊急案件をいくつか洗い出して、時間を予測しておくことが必要となります。その予想時間を、自分の仕事の緊急案件にかかる時間として、あらかじめ時間を確保しておきましょう。

メンバーの仕事に対して、緊急案件を見極める

メンバーは緊急案件が発生した場合に、必ずメンバーの基準で物事を言ってきます。
あなたがメンバーの言い分を鵜呑みにして、すぐに緊急と判断してはいけません。

メンバーが緊急だと言ってきた際の検討するポイントを説明します。

先送りする際には、メンバーに安心感を与える必要があります。
メンバーはかなり焦っていると思います。先送りすることを決めた際に注意するポイントとしては、先に送っても問題ないことをメンバーに伝える必要があります。

もちろんメンバーに重要ではないと伝えるではいけません。
今やらなくても問題のない理由を誠実に伝えましょう。

メンバーの仕事に対して、緊急案件時間を予想して入れておく

メンバーが緊急かつ重要な案件を持ってくることもあります。
その時間は必ず確保する必要があります。そのため、緊急案件時間として予想をしておく必要があります。

自分の仕事よりも +40%の時間を確保する目的は、メンバーの仕事の詳細を理解するための時間です。
確実にメンバーの方が詳細は詳しいですが、あなたよりも持っている情報量が少ないので、緊急案件に対応ができません。そのため、メンバーが持っている情報をあなたが理解する時間の確保が必要となります。

そのための +40%になります。

自分の業務に使える時間を把握しておく

自分の仕事で、追加されている最後の仕事はマネージャーとしての仕事です。
マネージャーとして、上位報告が重要な仕事となります。これは上位の方針もあり、削減することが難しい時間となります。

要するに、

あなたがプレイヤーとして使える時間＝総労働時間 – メンバーの時間 – 緊急案件時間 – マネージャーの仕事となります。

総労働時間は、月160時間となります。
(週5日、4週間、1日8時間働いた場合の時間です)

この時間で、あなたの仕事を完成することができるかを考えましょう。
もしできない場合は、メンバーに依頼する、上司に報告して判断を仰ぐ必要があります。

まとめ