プロジェクトは最初の計画が肝心｜プロジェクトの最初にやること10選

プロジェクトの成功には最初の計画が肝心です！

プロジェクトマネージャーとしての成功は、最初のステップで決まります。計画がしっかりしていれば、プロジェクトは予測可能でスムーズなものとなります。そこで、今回はプロジェクトを成功に導くために最初に行うべき10の重要なステップをご紹介します。プロジェクトの舵取りを一手に引き受けるあなたにとって、これらのポイントはまさに成功への鍵となるでしょう。さあ、一緒にプロジェクトの世界に入りましょう！

最初に決めておくべきこと

プロジェクト成功の礎を築く最初の一歩。

範囲と流れ、途中の成否確認、そして利益を紡ぐコスト設計。これらの柱が揃えば、プロジェクトの未来は明るいものになるでしょう。計画をしっかりと練り、進捗を透明にし、コストを効果的に設計することで、挑戦に満ちたプロジェクトでも成功への鍵を握ることができます。

一歩一歩進む中での確認と修正は、失敗の回避と成功への近道です。

プロジェクトチームとの協力と信頼を築きながら、途中の成否を見逃さずにチェックすることが肝心です。そして最終的に、計画のすべてが会社にとって利益をもたらすものとなるようなコスト設計を心がけましょう。

プロジェクトは一つの舞台であり、その舞台において計画がどれだけ堅実であるかが成功の鍵を握ります。

プロジェクトの目的

なぜ、プロジェクトを開始する必要があるのでしょうか？

実際のビジネスでは、プロジェクトマネージャーに任命されたから、このプロジェクトを実施しなければならない。だから成り行きで実施してしまうことが多いのではないかと思います。

目的を決めなくても、何となくプロジェクトは進みますが、目的が不明確なプロジェクトは必ず失敗します。

プロジェクトの目的を決める際に気をつけるポイントは、以下の通りになります。

まず、ベネフィットを明確にすることです。要するに、このプロジェクトが成功した時に誰にどのような利益を与えることができるのかを明確にすることになります。

ベネフィットの明確な定義は、プロジェクトがなぜ進められるべきかを示し、関係者やステークホルダーに理解を促します。これにより、プロジェクトの成功基準が具体的になり、進捗が透明化されます。また、ベネフィットのクリアな理解はリソースの最適な利用を可能にし、プロジェクト全体の方向性を明確にします。結果として、プロジェクトが会社や関係者にどのような価値をもたらすかが示され、成功の評価が容易になります。

また、目的を明記することも重要です。
いつでもプロジェクトメンバーやステークホルダーが目的を見えるようにすることで、関係者が同じ方向を向いて仕事ができるようになります。結果として、プロジェクトが違う方向に行かないようになります。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

プロジェクトのスコープ

スコープはプロジェクトの境界線であり、どの活動や成果物がプロジェクトに含まれ、どれが含まれないかを示します。

スコープを決める時のポイントを解説します。

プロジェクトで実施する範囲の明確化は比較的簡単だと思います。しかし、実施しない範囲を明確にすることは難しいと思います。特に大規模なプロジェクトの一躍を担う場合には、他のプロジェクトで実施することと、あなたのプロジェクトで実施することの境界線が不明確で範囲外のタスクを実施した場合には、リソースが無駄になったり、あなたのプロジェクト自体の品質が落ちる等の悪影響があります。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

プロジェクトの成果物

成果物の明確な定義は、プロジェクトが効果的かつ目標達成に向けて進むために欠かせない要素です。それはプロジェクト全体を通じて方向性を提供し、関係者とのコミュニケーションを円滑にし、最終的な成果の品質を向上させます。

成果物を決める時のポイントを解説します。

最終成果物をプロジェクトで決めることは当然ですが、中間生成物もわかる決めておくことは重要です。

中間生成物の定義はプロジェクト全体の管理や進行を効果的にするために不可欠です。これにより、プロジェクトがスムーズに進行し、最終的な成果物が期待通りの品質で提供される確率が高まります。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

プロジェクトの目標

プロジェクトの成功基準を明確にすることが、プロジェクトの目標です。

実際に様々な人が関わるプロジェクトでは、目標を明確にしていない場合にはそれぞれの正義で動いてしまう傾向にあります。そのため、目標は明確に関係者全員に見える形で定義する必要があります。

ここまでで決めた目的・スコープ・成果物を考慮した目標を設定する必要があります。

目標を設定する際のポイントを解説します。

目標はできる限り数値的に明示することが望ましいです。
異なる人々が判断基準を異にすることを避けるため、誰が見ても成功または失敗が明確にわかるようにしましょう。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

プロジェクトにかけられるコスト

プロジェクトにかけるコストを決める理由は、適切な予算と資源配分を確保し、プロジェクトの成功に寄与するためです。コストの明確な定義は、リソースの最適な利用、進捗の追跡、リスクの管理などに不可欠であり、計画と実行の透明性を確保します。これにより、プロジェクトが予定通りに進行し、目標達成に向けて効果的なコントロールが可能となります。

コストを算出するポイントを解説します。

計画段階で概算コストを算出する際、現実的な数値を得るためには、根拠の明確さが重要です。過去のプロジェクトデータ、市場調査、専門家の意見などを考慮し、リスクや変更の要因を検証することで信頼性を高めます。透明性と妥当性を持った概算は、予算の正確性とプロジェクトの成功に直結します。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

プロジェクトのスケジュール・期限

計画段階でスケジュール・期限を決定するのは不可欠です。これにより、プロジェクトの進捗が可視化され、リソースの最適な利用が可能になります。明確な期限はチーム全体に焦点を提供し、目標への集中力を高め、ステークホルダーとのコミュニケーションも円滑になります。期限設定は計画の基準となり、プロジェクトがタイムリーに達成目標を達成できるようサポートします。

期限を明確にするポイントを解説します。

計画段階でスケジュールを合理的に決めるためには、合理的な見積もりやリソースの実際の可用性を考慮し、過去のプロジェクトデータや専門家の意見を組み合わせる必要があります。

根拠を明確にすることは透明性を生み出し、ステークホルダーに信頼感を提供します。リアルな根拠に基づいたスケジュールは、プロジェクト全体の成功に寄与し、リソースの効果的な配分と進捗の追跡に役立ちます。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

ステークホルダー

計画段階でステークホルダーを明確にすることは不可欠です。ステークホルダーの特定はプロジェクトの成功に向けた期待や要件を理解し、コミュニケーションを円滑にするためです。彼らの期待値を把握することで、プロジェクトの目標に合わせた計画を策定し、ステークホルダーの関与を最大化できます。これにより、プロジェクトが期待通りに進行し、成功へのサポートが強化されます。

プロジェクトマネージャーは、ステークホルダーとの適切な関係性とコミュニケーションを確保する必要があります。

ステークホルダーを決める時は、ステークホルダーごとの利害関係を明記しておくと良いでしょう。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

責任分担

計画段階で責任分担を決めることはプロジェクトの透明性と効果的な遂行に不可欠です。各メンバーやステークホルダーの役割と責務が明確であれば、仕事の重複やコミュニケーションボトルネックを回避でき、タスクの効率的な遂行が可能です。

責任分担の明確さはリーダーシップを強化し、全体の方向性を確保します。これにより、プロジェクトがスムーズに進行し、目標達成に向けて一丸となった取り組みが可能となります。

責任分担を決めるポイントは以下になります。

計画段階での責任分担のポイントは、各メンバーが担当する仕事やアウトプットを明確にし、誰がどの決定を下すかを定義することです。これにより、役割や責任が明確になり、チームは協力しやすくなります。透明性を持たせることで、プロジェクト進行が円滑になり、迅速な決定が可能となります。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

前提条件

計画段階で前提条件を決めることはプロジェクトの成功に向けて不可欠です。これにより、チームはプロジェクトの進行において想定される状況や要件を共有し、計画を立てる際に適切な情報を考慮できます。明確な前提条件はリソースの適切な利用、スケジュールの設定、リスクの予測などに寄与し、プロジェクトの進捗を予測可能で効果的なものにします。

計画段階で絶対に動かせない前提条件（コスト、期限、品質）を明確にしておくことは不可欠です。これらの前提条件はプロジェクトの骨格であり、変更が難しい要素です。コストは予算の範囲内でプロジェクトを進めるための制約を示し、期限はスケジュールを守り、品質は成果物の満足度を保証します。これらの前提条件を事前に確定することで、計画が着実かつ現実的なものとなり、チーム全体が共通の目標に向かって効果的に協力できます。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

プロジェクトの関所

計画段階で関所を決めることはプロジェクトの進行をスムーズかつ効果的に管理するために不可欠です。関所は特定のフェーズや重要な決定点で、進捗や成果物を評価し、次のステップに進むためのゲートウェイとなります。

これにより、リスクの早期発見、品質の確保、予算とスケジュールのコントロールが可能となり、プロジェクトが目標達成に向けて着実に進んでいきます。

計画段階で関所を決めるポイントは、関所の日付を具体的に定め、それまでに達成すべき成果や基準を明確にします。未達の場合は対応策を定め、進捗の評価や調整を行います。これにより、関所を通過する際にはプロジェクトの進捗や品質が確認され、問題が早期に発見されるため、プロジェクトはよりスムーズに進行し、目標に向かって適切な方向に進むことができます。

詳細は以下の記事を参考にしてください。

まとめ

プロジェクトの計画フェーズは、成功に欠かせない基盤です。なぜなら、このフェーズではプロジェクトの方向性が定まり、リスクが把握され、予算やスケジュールが明確になるからです。

計画フェーズはプロジェクトの基盤であり、透明性と柔軟性を持たせることで、プロジェクトは着実に進行し、成功への道を切り拓くことができます。しっかりと計画を立て、メンバー全体が同じ目標に向かって協力することが、プロジェクトの成功への鍵です。

計画フェーズを大事にして、プロジェクトを成功に導きましょう！